در هر شرکتی مسئول سیستم می تواند با کمک این نرم افزار تحت وب، تمامی مستندات شرکت از قبیل
روشهای اجرایی،فرم ها، نظامنامه، دستوراعمل و ... ار در سیستم باگزاری نماید.
تمامی مستندات بارگزاری شده شامل کد فرم، تاریخ شروع، فایل پیوستی و تاریخ بازنگری می باشند.
مسئول سیستم برای هر یک از مستندات دسترسی برای واحد های مرتبط را تعریف می نماید
این مستندات پس از ثبت برای مدیریت قابل مشاهده خواهد بود و پس از تایید مدیریت
تصویب و برای واحد های سازمان قابل مشاده می باشد.
* نکته بسیار مهم از نظر ایزو، نمایش آخرین ورژن هر یک از مستندات برای واحد های مروبطه می باشد به طوریکه ورزن های قبلی از دسترس خارج و در بایگانی برای مسئول سیستم و مدیریت قابل مشاهده خواهد بود.
در صورتی که نیاز به تغییر در هریک از مستندات باشد،تغییر دهنده فرم درخواست تغییر سند را در سیستم تکمیل و پس از تایید توسط
سرپرست وی به مسئول سیستم جهت اعمال تغییرات و تصویب توسط مدیریت ارسال می گردد.